掌握这两大法宝,让Excel公式计算效率翻一番!

当需要计算的数据较多,或者使用的公式太长,不容易记忆或理解时,我们可以通过创建表来实现数据的自动计算,通过定义名称来简化公式,提高计算效率。

1、通过创建表实现自动计算
对表格中同行或同列的多个单元格进行相同计算时,都是先对第 1 个单元格进行计算,然后通过填充或复制公式来计算其他单元格。
而将数据区域转换为表格区域后,则可直接在第 1 个单元格中输入计算公式,按【Enter】键后自动计算其他单元格。
而且只要在表格区域内添加行或列,添加的行或列就会自动进行计算,相对于手动填充或复制公式来说,效率更高。
下面将先对数据区域应用表格样式,并将其转换为表格区域,然后输入公式实现自动计算,具体操作步骤如下。
步骤 01  设置表格样式。
选择 A1 : F12 单元格区域,为所选区域应用表格样式,将数据区域转换为表格区域,在F1 单元格中输入公式“=D2*E2”。

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步骤 02  查看公式计算结果。
按【Enter】键,此时表格区域 F 列中所有需要计算销售金额的单元格都完成了自动计算。

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步骤 03  添加汇总数据。
选中“表格工具 设计”选项卡下的“汇总行”复选框,此时表格的最后一行就会自动显示出汇总数据,默认情况下是求和汇总方式。

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在表格区域中添加行后,添加的行会自动根据输入的数据进行计算,并且汇总的总销售额也将随之发生变化。

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选择需要创建表的区域,单击“插入”选项卡“表格”组中的“表格”按钮,在打开的“创建表”对话框中单击“确定”按钮,也可创建表。

2、定义名称简化计算
定义名称是指为某个常用的单元格区域、数据常量或公式定义一个便于记忆的名称,这样就可以直接在 Excel 公式中通过定义的名称来引用这些数据或公式。
例如,要根据销售金额计算出员工销售提成时,通常是按一定比例进行计算的,如果所有员工的销售提成比例相同,那么在计算销售提成时,则可以将销售提成率定义为名称,以方便理解销售提成的由来。
步骤 01  单击“定义名称”按钮。
单击“公式”选项卡“定义的名称”组中的“定义名称”按钮。

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步骤 02  新建名称。

打开“新建名称”对话框,设置定义的名称、范围和引用位置等,设置完成后单击“确定”按钮。

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步骤 03  在公式中使用名称。

在 G2 单元格中输入公式“=F2* 提成率”。 

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步骤 04  查看计算结果。

按【Enter】键计算出员工当天的销售提成,向下填充公式,再计算出其他员工当天的销售提成。 

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在 Excel 中定义名称时,如果定义的名称不符合 Excel 限定的命名规则,那么 Excel 会打开错误提示对话框进行提示。

所以,对名称进行命名时,必须要遵循一定的命名规则,不能以数字开头,不能以 R、C、r、c 作为名称名,不能使用除下划线、点号和反斜线外的其他符号,字符不能超过 255 个。

可以使用汉字,使用英文字母不区分大小写。

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